Automatisation des rapports et de la facturation
Toute la chaîne se faisait à la main. Elle tient maintenant dans une case à cocher.
Dans cette agence, la fin d’un dossier déclenchait une série de gestes manuels : produire le rapport, l’envoyer au bon client, puis l’archiver. Répétée dossier après dossier, cette chaîne consommait du temps administratif sans rien apporter au travail d’enquête lui-même.
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Le point de départ
Certains détails de ce projet sont confidentiels et ne sont pas présentés ici.
L’agence travaille avec deux populations distinctes : les enquêteurs, qui saisissent les dossiers, et le personnel administratif, qui envoie les rapports et suit la facturation. Un outil existait déjà, développé par un prestataire précédent, mais il était devenu fragile — et il envoyait une copie de chaque rapport vers une adresse extérieure à l’agence, ce qui posait un vrai problème de confidentialité sur des dossiers d’enquête.
Il fallait automatiser la chaîne complète sans changer l’outil que les équipes utilisent au quotidien, et sans jamais exposer les prix clients aux enquêteurs — une contrainte métier explicite. S’ajoutait une difficulté invisible : les rapports n’arrivaient chez aucun client hébergé sur Microsoft 365, sans que personne ne comprenne pourquoi.
Ce qui a été construit
J’ai repris l’outil existant et reconstruit son cœur autour du tableur que l’agence utilise déjà. Marquer un dossier « terminé » suffit désormais : le rapport PDF est produit à partir d’un modèle que l’agence peut modifier elle-même, envoyé au bon destinataire avec la pièce jointe, puis la ligne est archivée. Un second volet, isolé dans un classeur séparé accessible à la seule direction, reprend les dossiers archivés avec leur catégorie, leur prix et leur statut de facturation — pré-remplis, sans ressaisie.
Ce que le produit fait
Rapport, envoi et archivage en une action
Marquer un dossier terminé produit le PDF, l’envoie au client et archive la ligne. Ce qui demandait plusieurs manipulations n’en demande plus qu’une.
Traitement par lot
Une sélection ou tous les dossiers terminés d’un coup : le retard administratif se rattrape en une fois, pas dossier par dossier.
Contrôle avant envoi
Un dossier incomplet est refusé et les champs manquants sont listés. Aucun rapport mal formé ne part chez un client.
Repérage des dossiers en retard
Un dossier sans mouvement depuis plus de huit jours est signalé en rouge à l’ouverture du fichier. Rien ne s’arrête en silence.
Facturation séparée des enquêteurs
Les prix vivent dans un classeur distinct, accessible à la direction seule. Ce n’est pas un onglet masqué : c’est un fichier auquel les enquêteurs n’ont pas accès.
Catégories et prix pré-remplis
La catégorie se déduit du client, le prix des types de recherche — additionnés s’il y en a plusieurs. La direction obtient ses données sans les ressaisir.
Tableau de bord de pilotage
Chiffre d’affaires par catégorie, par statut et par mois, avec sélecteur d’année, mis à jour à chaque modification.
Passage d’année automatique
L’onglet du nouvel exercice est créé avec ses en-têtes, sa mise en forme et ses listes déroulantes déjà en place.
Les décisions qui comptent
Des rapports qui n’arrivaient jamais chez certains clients
Aucun client hébergé chez Microsoft ne recevait ses rapports. Le code s’exécutait sans erreur, le compte expéditeur était le bon, et aucun rejet n’était signalé — le problème était donc invisible depuis l’outil. En remontant jusqu’aux en-têtes des messages reçus, la cause est apparue : les mails étaient signés par une clé générique au lieu de celle du domaine de l’agence, parce que l’authentification du domaine n’avait jamais été configurée. Trois enregistrements à poser côté DNS ont réglé un problème que personne n’avait su nommer.
Isoler les prix physiquement plutôt que les masquer
La contrainte était que les enquêteurs ne voient jamais les prix. Un onglet masqué aurait donné l’illusion de la sécurité — un onglet masqué se démasque en deux clics. Les données de facturation vivent donc dans un fichier séparé, avec des droits distincts : écriture pour le compte qui exécute le traitement, lecture pour la direction, rien pour les enquêteurs. La séparation est réelle, pas cosmétique.
Une architecture dictée par les règles du client, pas par la technique
Le domaine de l’agence est administré par une politique qui bloque les applications non validées, sans possibilité de passer outre — et l’agence n’est pas administratrice de son propre domaine. Certaines fonctions auraient exigé des autorisations que cette politique refuse. La solution a été de scinder le traitement en deux scripts, de façon à n’utiliser que des déclencheurs natifs et des autorisations légères. Ce n’est pas le choix le plus élégant sur le papier ; c’est celui qui fonctionne réellement chez ce client.
Des années de saisie libre à absorber
L’historique contenait des valeurs composites, écrites à la main au fil des années. Plutôt qu’un grand nettoyage de la base — risqué et sans retour arrière — le traitement a été rendu tolérant : validation non bloquante et découpage sur plusieurs séparateurs. L’outil s’adapte aux données existantes au lieu d’exiger qu’elles soient parfaites.
Rendre l’outil modifiable sans développeur
Tout ce qui est susceptible de changer — identifiants, colonnes, listes de valeurs, couleurs, statuts — est regroupé au même endroit, et les colonnes sont repérées par leur lettre et jamais par leur position. C’est la réponse directe au défaut principal de l’outil précédent : il se cassait dès qu’on réorganisait une colonne. Le modèle du rapport est un document que l’agence modifie elle-même, sans toucher au code.
Comment c’est assemblé
Tableur de suivi
Les enquêteurs y saisissent leurs dossiers, comme avant
Traitement automatique
Un dossier marqué terminé déclenche rapport, envoi et archivage
Classeur confidentiel
Les données de facturation, accessibles à la direction uniquement
Les technologies utilisées
Frontend
- Google Sheets
Backend
- Google Apps Script
- JavaScript
Infrastructure
- Google Workspace
- Google Drive
Services
- Google Docs
- DKIM / SPF / DMARC
Ce qui a été livré
La chaîne « dossier terminé → rapport → envoi → archivage », auparavant entièrement manuelle, se déclenche désormais en une action. Le suivi de facturation existe pour la direction sans qu’aucun prix ne soit visible des enquêteurs, et le problème de délivrabilité qui empêchait certains clients de recevoir leurs rapports est résolu. Le projet a été livré avec un audit de l’outil précédent, une notice d’installation et un document de reprise. Aucun chiffre de temps gagné n’est publié : il n’a pas été mesuré.
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